Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013
Política de tratamiento de datos personales
Versión inicial 2026-07-19 · Actualizada el 2026-08-02, cuando la aplicación pasó de almacenamiento local a base de datos en servidores · Actualizada el 2026-09-13 para incluir el canal de WhatsApp y precisar los encargados. Aplica a la aplicación Cumplido, a su canal de WhatsApp y a su sitio público.
1. Responsable del tratamiento
Imagine Robots S.A.S. (Colombia), NIT 902.069.515-0, operadora de Cumplido. Canal de contacto para ejercer sus derechos: contacto@cumplido.co.
2. Datos que se tratan
Datos de identificación y contacto del contratista (nombre, cédula, dirección, teléfono, correo); los datos de su contrato estatal (número, objeto, obligaciones, pagos, respaldo presupuestal y los datos de su supervisor: nombre, cargo, dependencia y cédula cuando el titular la aporta); el registro de actividades de su diario y sus evidencias; los documentos que el titular sube a su bóveda (minuta, planillas, certificados) y los que la aplicación genera; la planilla de seguridad social de cada mes (entidades de salud, pensión y riesgos laborales a las que está afiliado y el valor de sus aportes); sus datos bancarios cuando los registra para sus cuentas de cobro; y su perfil fiscal. Si usa el canal de WhatsApp, también los mensajes, fotos y documentos que envíe por él y su número de teléfono, que es el que identifica su cuenta. Los datos de tarjeta NO los almacena Cumplido: los recibe y tokeniza directamente la pasarela de pagos.
3. Finalidades
Generar, organizar y hacer seguimiento a los documentos de la ejecución contractual del titular (informes de cumplimiento, actas de pago y cuentas de cobro); atenderlo por el canal de WhatsApp cuando lo usa; gestionar la firma del supervisor y el envío a la entidad cuando el titular lo ordena; cobrar la suscripción; y operar el programa de referidos, en el cual quien comparte su código ve el nombre de pila de su referido y si su suscripción está activa. Los datos no se venden ni se comparten con terceros distintos de los que el propio titular designa en su trámite (su supervisor y su entidad contratante) y de los encargados de la sección 4.
4. Dónde se almacenan y quiénes los procesan
Los datos viven en una base de datos y un almacenamiento de archivos de Google (Firebase / Google Cloud), en servidores ubicados en Suramérica (región São Paulo), bajo el estándar de seguridad de ese proveedor y con reglas de acceso que aíslan la información de cada cuenta. Para funcionar, Cumplido usa encargados de tratamiento que procesan datos por cuenta suya y solo para prestar el servicio: Google (autenticación, base de datos y archivos); Vercel (infraestructura de la aplicación); Anthropic (la inteligencia artificial que redacta los informes y lee los documentos que el titular aporta — se consulta solo desde nuestros servidores y, conforme a sus condiciones comerciales, no usa estos datos para entrenar sus modelos); Meta Platforms (WhatsApp Business, que transmite los mensajes y archivos del canal de WhatsApp cuando el titular lo usa); Wompi (pagos — única que recibe los datos de tarjeta); y Brevo (correos transaccionales). Varios de estos encargados procesan los datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y Brasil; esa transmisión ocurre con la autorización del titular de la sección 5. El contrato de ejemplo visible en la demostración pública corresponde a personas ficticias.
5. Autorización y conservación
La autorización se solicita de forma expresa dentro de la aplicación en el momento de registrar el contrato, y en el canal de WhatsApp con el primer mensaje, antes de recibir datos; el ingreso al servicio implica la aceptación de esta política. Si el titular ancla su contrato y no activa la suscripción, sus datos de contrato y bóveda se eliminan automáticamente a los 30 días (con aviso previo por correo). Mientras la cuenta esté activa, los datos se conservan para prestar el servicio; al terminar la relación, se conservan solo por el término que exija la ley.
6. Derechos del titular
Conforme a la Ley 1581 de 2012, usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, revocarla y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Desde la propia aplicación puede editar su perfil, su contrato y su diario, y borrar sus registros. Las demás solicitudes se atienden por el canal de contacto indicado en la sección 1.
7. Vigencia y cambios
Esta política rige desde su publicación. Los cambios sustanciales se anunciarán dentro de la aplicación y quedarán fechados en este mismo documento.